BU-Unterlagen für Angehörige ordnen

Wenn du wegen Krankheit oder eines Unfalls nicht selbst nach deinen Unterlagen suchen kannst, finden Angehörige den Versicherer und die passenden Dokumente schneller, wenn sie eine übersichtliche Vertragsliste und den Ablageort kennen. Eine Berufsunfähigkeitsversicherung (BU) zahlt die vereinbarte Leistung, wenn du berufsunfähig wirst und die Vertragsbedingungen erfüllst.

Die Unterlagen allein berechtigen Angehörige nicht dazu, mit dem Versicherer zu sprechen oder einen Leistungsantrag zu stellen. Dafür brauchen sie eine passende Vollmacht. Sinnvoll sind daher eine verständliche Vertragsübersicht, ein bekannter Ablageort und eine Vertrauensperson mit Vollmacht.

Was in die BU-Akte gehört

Lege die Unterlagen so ab, dass Angehörige den Vertrag erkennen und die maßgeblichen Bedingungen finden. Dazu gehören der Versicherungsschein, auch Police genannt, sowie spätere Nachträge, der Versicherungsantrag und die für deinen Vertrag geltenden Versicherungsbedingungen. Ergänze vorhandene Schreiben zu Vertragsänderungen und aktuelle Mitteilungen des Versicherers.

Eine kurze Übersicht auf dem Ordner oder in der geschützten digitalen Ablage hilft Angehörigen, die Unterlagen schneller zu finden. Notiere darin den Namen des Versicherers, die Vertragsnummer und den Ablageort weiterer Unterlagen. Notiere auch, ob es eine selbstständige BU oder eine BU-Zusatzversicherung ist. Eine BU-Zusatzversicherung ist an einen anderen Vertrag gekoppelt.

Hilfreich ist außerdem der Hinweis, wer Versicherungsnehmer und wer versicherte Person ist. Der Versicherungsnehmer ist Vertragspartner des Versicherers. Die versicherte Person ist die Person, deren Berufsfähigkeit abgesichert ist. Diese Rollen können dieselbe Person betreffen, müssen es aber nicht.

Eine praktische Übersicht kann diese Angaben enthalten:

• Versicherer und Vertragsnummer
• Versicherungsnehmer und versicherte Person
• Art des Vertrags: selbstständige BU oder BU-Zusatzversicherung
• Ablageort der vollständigen Unterlagen und vorhandener Kopien
• Kontaktperson sowie Hinweis auf eine Vollmacht und deren Aufbewahrungsort

Das Gesetz schreibt diese Liste nicht vor. Sie hilft Angehörigen, sich zurechtzufinden. Nach dem Versicherungsvertragsgesetz muss der Versicherer dem Versicherungsnehmer den Versicherungsschein in Textform schicken. Das Gesetz verpflichtet dich jedoch nicht allgemein dazu, zusätzlich BU-Unterlagen für Angehörige bereitzuhalten oder an einem bestimmten Ort abzulegen. Geht der Versicherungsschein verloren, kann der Versicherungsnehmer einen neuen anfordern.

Vertragsbedingungen und Fristen prüfen

Bewahre die Bedingungen auf, die tatsächlich zu deinem Vertrag gehören. Versicherer prüfen einen BU-Leistungsantrag anhand der vereinbarten Bedingungen. Allgemeine Musterbedingungen aus dem Internet ersetzen die eigene Police nicht. Auch die Musterbedingungen des Gesamtverbands der Deutschen Versicherungswirtschaft sind unverbindliche Vorlagen. Das Muster für eine Berufsunfähigkeits-Zusatzversicherung trägt den Stand vom 15. November 2022 und gilt nicht automatisch für selbstständige BU-Verträge oder abweichend vereinbarte Bedingungen.

Prüfe in deinen Unterlagen, wann und wie du die Berufsunfähigkeit melden und Leistungen beantragen musst. Nach den Verbraucherinformationen der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht gibt es keine gesetzliche Meldefrist für Berufsunfähigkeit. Vertragsbedingungen enthalten jedoch häufig Fristen; eine verspätete Meldung kann sich auf den Beginn der Rentenzahlung auswirken. Angehörige sollten deshalb nicht von einer Frist ausgehen, die für alle Verträge gilt.

Die erforderlichen Nachweise hängen ebenfalls vom Vertrag und vom Einzelfall ab. Eine vollständige, für alle BU-Verträge passende Unterlagenliste gibt es nicht. Halte deshalb in der Übersicht fest, wo die Bedingungen und Schreiben liegen, statt vorsorglich sämtliche Gesundheitsunterlagen breit zugänglich zu machen.

Angehörige brauchen eine Vollmacht

Ehepartner, erwachsene Kinder und andere Angehörige dürfen nicht annehmen, dass sie allein wegen ihrer Verwandtschaft alle Vertragsdaten beim Versicherer erfragen oder für dich handeln können. Eine Vollmacht kann einer Vertrauensperson solche Befugnisse erteilen. Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch kannst du die Vollmacht grundsätzlich erteilen, indem du die Erklärung der bevollmächtigten Person oder dem Dritten gegenüber abgibst. Das Bundesjustizministerium empfiehlt eine schriftliche Vollmacht, deren Umfang möglichst genau beschrieben ist.

Prüfe, ob deine Vollmacht Versicherungs- und Vermögensangelegenheiten abdeckt und ob sie der Vertrauensperson die geplanten Schritte beim Versicherer erlaubt. Dazu kann etwa gehören, Vertragsauskünfte einzuholen oder Unterlagen einzureichen. Frag bei Bedarf direkt beim Versicherer nach, ob er die Vollmacht anerkennt und welche Nachweise er verlangt. Eine allgemeine Vorsorgevollmacht solltest du nicht ungeprüft als ausreichenden Nachweis für jede BU-Angelegenheit ansehen.

Das gesetzliche Notvertretungsrecht für Ehegatten betrifft bestimmte Gesundheitsangelegenheiten und gilt nur unter den Voraussetzungen und Grenzen des § 1358 BGB. Daraus folgt kein pauschales Vertretungsrecht für sämtliche Fragen zu einer privaten BU. Wenn Angehörige dich auch bei Versicherungsangelegenheiten vertreten können sollen, regle das ausdrücklich und wähle die bevollmächtigte Person sorgfältig aus. Eine Vollmacht kann weitreichende Befugnisse geben.

Das Vorsorgeregister richtig einordnen

Das Zentrale Vorsorgeregister hilft dabei, Angaben zu Vorsorgevollmachten und anderen Vorsorgeverfügungen auffindbar zu machen. Die Registrierung ersetzt die Vollmacht selbst nicht. Außerdem werden eingetragene Vertrauenspersonen nicht automatisch über die Registrierung informiert. Sag der Person daher selbst, dass es die Vollmacht gibt, wo sie liegt und was sie im Bedarfsfall tun soll.

Seit dem 1. Oktober 2026 können institutionelle Nutzer unter bestimmten Voraussetzungen elektronische Abschriften hinterlegen. Das gilt für Vorsorgevollmachten, Betreuungsverfügungen und Patientenverfügungen. Diese Abschriften können laut Register ausschließlich behandelnde Ärztinnen und Ärzte sowie Betreuungsgerichte einsehen. Du kannst das Register also nicht allgemein nutzen, um deine BU-Police aufzubewahren. Angehörige und Versicherer erhalten dadurch keinen Zugriff auf deinen Vertrag.

Papier und digitale Kopien schützen

Bewahre die vollständigen Vertragsunterlagen an einem Ort auf, den du leicht wiederfindest und dessen Lage deine Vertrauensperson kennt. Das kann ein beschrifteter Ordner oder eine geschützte digitale Ablage sein. Die Übersicht sollte den genauen Ordnernamen oder Speicherort nennen. Eine zweite Kopie kann sinnvoll sein, wenn sie ebenfalls geschützt und aktuell gehalten wird.

BU-Anträge und Leistungsakten enthalten oft Gesundheitsangaben. Verteile solche Dokumente nicht unnötig an mehrere Personen oder Ablageorte. Meist reichen für die erste Orientierung Angaben zu den Vertragsdaten (Versicherer und Vertragsnummer), zum Ablageort und zur Kontaktperson. Medizinische Unterlagen sollten dort liegen, wo sie im Bedarfsfall gebraucht werden, und der Zugriff darauf sollte angemessen geschützt sein.

Wenn sich der Vertrag ändert, ergänze die neuen Nachträge und ersetze überholte Angaben in der Übersicht. Sag der bevollmächtigten Person, wo die aktuellen Unterlagen liegen. So vermeidest du, dass sie im Ernstfall mit einer alten Vertragsnummer oder überholten Bedingungen beginnt.